American Eagle Outfitters EU Job Applicants Privacy Notice

This American Eagle Outfitters EU Job Applicants Privacy Notice (the “AEO EU Job Applicants Notice”) is intended to inform job applicants about how AEO EU collects and processes applicant data and is applicable to all recruitment and selection procedures at AEO EU.

AEO EU is committed to protecting your privacy. This means that your data is safe with AEO EU and that AEO EU complies with the General Data Protection Regulation (GDPR) and (other) related privacy legislation. This (European) legislation has a place in our internal procedures, in (employee) guidance and in the design of processes, systems and relevant (internal) documentation. This AEO EU Job Applicants Notice is intended to ensure compliance with the GDPR.

This AEO EU Job Applicants Notice is relevant to anyone who applies for a job via the website www.aeo.eu (the “Website”; please see https://aeo.eu/ for our AEO EU Privacy Notice), by letter and/or by e-mail. When you apply via the Website, by letter and/or by e-mail, we collect your Personal Data. We process the data you provide to us yourself, but we may – if it is necessary for the position in question – also do certain screenings (such as screeding of you public social media profiles).

In this AEO EU Job Applicants Notice, we explain, among other things, why we collect and use Personal Data, what data it is and what rights you have when we process your Personal Data and:

- for what purposes and how we may use/process this Personal Data;

- how we collect the Personal Data;

- how we store the Personal Data;

- for what period we store the Personal Data; and

- what your rights are under applicable data protection-and privacy legislation.

PERSONAL DATA PROCESSED BY AEO EU

AEO EU processes your Personal Data because it has been provided by you as a job applicant on your own initiative and/or to provide the services you have requested, has been obtained in the course of providing the services or has become known through public sources.

- [First and last name];

- [Gender;]

- [Date of birth;]

- [Place of birth;]

- [Address details;]

- [Telephone number;]

- [E-mail address;]

- [Nationality];

- [Diplomas/grade lists];

- [Level of education];

- [Letter of application];

- [CV];

- [References];

- [Data from screening business and/or personal online profiles];

- [Photos];

- [IP address;]

- [Other personal data].

PURPOSES AND BASES OF PROCESSING PERSONAL DATA

AEO EU processes your Personal Data for the purposes and on the bases set out below:

- Recruitment and selection;

- Passing on information to the applicant in question about other vacancies for which the applicant could be considered;

- Assessing your suitability for a position that is or may become vacant; and

- Internal control and corporate security.

The use of your Personal Data is necessary to pursue the legitimate interest of AEO EU. That legitimate interest is the interest of AEO EU to recruit personnel in the best possible way and to conduct a good personnel policy.

In exceptional cases, we may process your Personal Data in order to comply with a legal obligation imposed on us, for example, if we provide data at the request of the competent authorities.

In some cases, we may process your Personal Data only with your consent. We will only if that consent was given freely. In case we process your Personal Data based on your consent, you can withdraw your consent at any time. From then on, we will no longer process your Personal Data. Unless there is (also) another basis for processing your Personal Data. However, withdrawing your consent does not affect the lawfulness of the processing we carried out before you withdrew your consent. Processing activities not based on your consent will remain unaffected.

RETENTION OF PERSONAL DATA

AEO EU does not retain Personal Data for longer than is strictly (legally) necessary to fulfil the purposes for which your personal data is collected. Your Personal Data will not be kept longer than four (4) weeks after the end of the application process, unless you give us permission to keep the data longer after which we will retain your data for up to one (1) year, in case a suitable position becomes available within one (1) year, unless we are required by law to retain your data longer or if longer retention is really necessary for the conduct of our business.

In some circumstances, you may ask us to delete your data.

SECURITY OF PERSONAL DATA

AEO EU secures the Personal Data you provide in a controlled highly secured environment, which is protected against unauthorised access, use and/or disclosure. AEO EU thus takes appropriate measures to protect your Personal Data from misuse, loss, unauthorised access, unwanted disclosure and unauthorised alteration. If you have the impression that your data is not properly secured or if there are (any) indications of misuse, please contact our contact person at [email protected]. and/or +31708903422.

SHARING PERSONAL DATA WITH THIRD PARTIES

We conclude a (sub-) processor agreement with companies that process your data on our behalf, such as an IT supplier, to ensure the same level of security and confidentiality of your data. AEO EU remains responsible for these processing operations. We only share your Personal Data with third parties to the extent necessary for the provision of services in accordance with the purposes mentioned above. If we share your data outside the European Economic Area, we will inform you separately.

When we transfer your data outside the European Economic Area, we do so on the basis of:

an adequacy decision;

contractual model clauses as drafted and approved by the European Commission; or

Another valid transfer mechanism in accordance with the GDPR.

In addition, we may provide Personal Data to a third party, such as a supervisor or another body vested with public authority, insofar as there is a legal obligation to do so. We always consider how we can respect your right to privacy as much as possible.

INSPECTION AND MODIFICATION OF PERSONAL DATA

If you would like more information about this privacy statement and or the processing the personal data collected by us, please contact [email protected]. and/or +31708903422.

You have the following rights:

- Receive an explanation of what Personal Data we hold and what we do with it;

- To see exactly what Personal Data we have;

- To have errors corrected;

- To have (out-of-date) Personal Data deleted;

- Having us restrict the processing of your Personal Data;

- Right to transfer your data to another person (provided this does not conflict with other legal relationships within the agreement (if any) between us);

- Object to a particular use; and

- Right to transfer your data to another person (provided this does not conflict with other legal relationships within the (possibly) existing (employment) agreement between us.

We will respond to your request as soon as possible, in any case within four (4) weeks.

When deleting your Personal Data, we may also be bound by other legal obligations such as statutory retention periods. We may not always be able to comply with your request to delete your personal data for specific legal reasons which, if applicable, will be communicated to you at the time of your request. These may include cases where further processing is necessary to:

- comply with a legal or regulatory obligation to which we are subject; or

- Establish, exercise or defend legal claims.

In some cases, we may prove that we have compelling legitimate grounds to process your data that outweigh your rights and freedoms.

FILING A COMPLAINT

If you feel that we are not helping you properly, you have the right to lodge a complaint with the regulator Authority for Personal Data. At www.autoriteitpersoonsgegevens.nl you will find all the information on how to file a complaint.

The contact details of the Dutch Personal Data Authority are as follows:

Hoge Nieuwstraat 8

2511 AV

Den Haag

088 - 1805 250

MODIFICATION OF JOB APPLICANTS’ NOTICE

We have the right to amend the contents of this privacy statement at any time without prior notice. Amendments to the Privacy Statement will be published on our Website. Please therefore regularly consult our website [email protected].

OUR CONTACT DETIALS

AEO Europe Retail Co B.V.

Spuistraat 9, 2511BC , Den Haag

Attention: Costumer Service, Privacy

Tel: +31708903422

E-mail: [email protected]

American Eagle Outfitters EU Privacyverklaring voor Sollicitanten

Deze American Eagle Outfitters EU Privacyverklaring voor Sollicitanten (de “AEO EU Kennisgeving voor Sollicitanten”) is bedoeld om sollicitanten te informeren omtrent de wijze waarop AEO EU gegevens over sollicitanten verzamelt en verwerkt en is van toepassing op alle wervings- en selectieprocedures bij AEO EU.

AEO EU hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij AEO EU en dat AEO EU zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en (andere) gerelateerde privacywetgeving houdt. Deze (Europese) wetgeving heeft een plek binnen onze interne procedures, in (personeels)begeleiding en in de inrichting van processen, systemen en relevante (interne) documentatie. Deze AEO EU Kennisgeving voor Sollicitanten is bedoeld om naleving van de Avg te waarborgen.

Deze AEO EU Kennisgeving voor Sollicitanten is relevant voor iedereen die via de website https://aeo.eu/ (de "Website"; zie https://aeo.eu/ voor onze AEO EU Privacyverklaring), per brief en/of per e-mail solliciteert. Wanneer u via de Website, per brief en/of per e-mail solliciteert dan verzamelen wij uw Persoonsgegevens. Wij verwerken de gegevens die u zelf aan ons verstrekt, maar wij kunnen - indien dit noodzakelijk is voor de betreffende functie - ook bepaalde screenings uitvoeren (zoals het screenen van uw openbare social media-profielen).

In deze AEO EU Kennisgeving voor Sollicitanten leggen wij onder meer uit waarom wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, om welke gegevens het gaat en welke rechten u heeft wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken en:

- voor welke doeleinden en hoe wij deze Persoonsgegevens kunnen gebruiken/verwerken;

- hoe wij de Persoonsgegevens verzamelen;

- hoe wij de Persoonsgegevens bewaren;

- hoe lang wij de Persoonsgegevens bewaren; en

- wat uw rechten uit hoofde van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy zijn.

PERSOONSGEGEVENS VERWERKT DOOR AEO EU

AEO EU verwerkt uw Persoonsgegevens omdat deze door u als sollicitant op eigen initiatief zijn verstrekt en/of om de door u gevraagde diensten te verlenen, in het kader van de diensten zijn verkregen of via openbare bronnen bekend zijn geworden.

- [Voor- en achternaam];

- [Geslacht;]

- [Geboortedatum;]

- [Geboorteplaats;]

- [Adresgegevens;]

- [Telefoonnummer;]

- [E-mailadres;]

- [Nationaliteit];

- [Diploma’s/cijferlijsten];

- [Opleidingsniveau];

- [Sollicitatiebrief];

- [CV];

- [Referenties];

- [Gegevens uit screening zakelijke en/of persoonlijke online profielen];

- [Foto’s];

- [IP-adres;]

- [Overige persoonsgegevens].

DOELEINDEN EN GRONDSLAGEN VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

AEO EU verwerkt uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op de volgende grondslagen:

- Werving en selectie;

- Het doorgeven van informatie aan de betrokken sollicitant over andere vacatures waarvoor de sollicitant in aanmerking zou kunnen komen;

- Het beoordelen van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen; en

- Interne controle en bedrijfsbeveiliging.

Het gebruik van uw Persoonsgegevens is noodzakelijk om het gerechtvaardigd belang van AEO EU na te streven. Dat gerechtvaardigd belang is het belang van AEO EU om personeel op de best mogelijke manier aan te werven en om een goed personeelsbeleid te voeren.

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij uw Persoonsgegevens verwerken om aan een wettelijke verplichting te voldoen, bijvoorbeeld als wij op verzoek van de bevoegde autoriteiten gegevens ter beschikking stellen.

In sommige gevallen verwerken wij uw Persoonsgegevens uitsluitend met uw toestemming. Dat doen wij alleen als die toestemming vrijwillig is gegeven. Indien wij uw Persoonsgegevens op basis van uw toestemming verwerken dan kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw Persoonsgegevens niet langer. Tenzij er (ook) een andere grondslag voor de verwerking van uw Persoonsgegevens is. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die wij vóór de intrekking van uw toestemming hebben uitgevoerd. Verwerkingsactiviteiten die niet op uw toestemming zijn gebaseerd worden hier niet door geraakt.

BEWAREN VAN PERSOONSGEGEVENS

AEO EU bewaart Persoonsgegevens niet langer dan strikt (wettelijk) noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren waarvoor uw Persoonsgegevens worden verzameld. Uw Persoonsgegevens worden niet langer dan vier (4) weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij u ons toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren. Daarna bewaren wij uw gegevens maximaal één (1) jaar voor het geval er binnen één (1) jaar een passende functie beschikbaar komt, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om uw gegevens langer te bewaren of als langer bewaren daadwerkelijk noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering.

In sommige omstandigheden kunt u ons vragen om uw gegevens te wissen.

BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

AEO EU beveiligt de door u verstrekte Persoonsgegevens in een gecontroleerde, uiterst beveiligde omgeving, die beschermd is tegen ongeoorloofde toegang, gebruik en/of openbaarmaking. AEO EU neemt derhalve passende maatregelen om uw Persoonsgegevens tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te beschermen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed worden beveiligd of als er (aanwijzingen van) misbruik zijn, neem dan contact op met onze contactpersoon via [email protected] en/of +31708903422.

DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN

Wij sluiten een (sub-)verwerkersovereenkomst met bedrijven die uw gegevens namens ons verwerken, zoals een IT-leverancier, om ervoor te zorgen dat uw gegevens op eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid worden behandeld. AEO EU blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Wij delen uw Persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dit noodzakelijk is voor het verlenen van diensten in overeenstemming met de hierboven genoemde doeleinden. [Optioneel: Als wij uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte delen dan zullen wij u daar apart over informeren].

Wanneer wij uw gegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte dan doen wij dat op basis van:

een adequaatheidsbesluit;

contractuele modelclausules zoals opgesteld en goedgekeurd door de Europese Commissie; of

een ander geldig overdrachtmechanisme in overeenstemming met de Avg.

Daarnaast kunnen wij Persoonsgegevens aan een derde verstrekken, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat. Wij overwegen altijd hoe wij uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.

INZAGE IN EN WIJZIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

Indien u meer informatie over deze privacyverklaring en de verwerking van de door ons verzamelde persoonsgegevens wenst dan kunt u contact opnemen met [email protected] en/of +31708903422.

U heeft de volgende rechten:

- Een uitleg te ontvangen over de Persoonsgegevens die wij bewaren en wat wij daarmee doen;

- Precies te zien welke Persoonsgegevens wij in ons bezit hebben;

- Fouten te laten corrigeren;

- (Verouderde) Persoonsgegevens te laten verwijderen;

- Ons de verwerking van uw Persoonsgegevens te laten beperken;

- Recht op overdracht van uw gegevens aan een andere persoon (mits dit niet in strijd is met andere rechtsverhoudingen in het kader van de (eventuele) overeenkomst tussen ons);

- Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik; en

- Recht op overdracht van uw gegevens aan een ander (mits dit niet in strijd is met andere rechtsverhoudingen in het kader van de (eventueel) bestaande (arbeids)overeenkomst tussen ons).

Wij reageren zo snel mogelijk op uw verzoek, maar in ieder geval binnen vier (4) weken.

Bij het wissen van uw Persoonsgegevens kunnen wij ook aan andere wettelijke verplichtingen zijn gebonden, zoals wettelijke bewaartermijnen. Om specifieke juridische redenen die, indien van toepassing, aan u zullen worden medegedeeld op het moment van uw verzoek kunnen wij niet altijd aan uw verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens voldoen. Dit kunnen gevallen zijn waarin verdere verwerking noodzakelijk is om:

- aan een wettelijke of reglementaire verplichting te voldoen waaraan wij moeten voldoen; of

- rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of verweer te voeren.

In sommige gevallen kunnen wij aantonen dat wij dwingende gerechtvaardigde redenen voor de verwerking van uw gegevens hebben die zwaarder dan uw rechten en vrijheden wegen.

EEN KLACHT INDIENEN

Als u van mening bent dat wij u niet goed van dienst zijn dan bent u gerechtigd om een klacht bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, in te dienen. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vindt u alle informatie over hoe u een klacht kunt indienen.

De contactgegevens van de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens zijn als volgt:

Hoge Nieuwstraat 8

2511 AV

Den Haag

088 - 1805 250

WIJZIGING VAN DE KENNISGEVING VOOR SOLLICITANTEN

Wij zijn gerechtigd om de inhoud van deze privacyverklaring te allen tijde zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Wijzigingen in de Privacyverklaring worden op onze Website gepubliceerd. Raadpleeg daarom regelmatig onze website [email protected].

ONZE CONTACTGEGEVENS

AEO Europe Retail Co B.V.

Spuistraat 9, 2511 BC Den Haag

T.a.v.: Klantenservice, Privacy

Tel: +31708903422

E-mail: [email protected]